Statuts du CERCLE de GENEALOGIE de CHIMAY, THIERACHE et ALENTOURS
Le 28 mai 2005 il a été convenu la création d'un cercle de généalogie dont les statuts ont été modifiés par les personnes dont les noms figurent au bas du présent document, modifications qui seront soumises à la prochaine assemblée générale.
Titre I. Dénomination, siège social
Art. 1 L'association est dénommée « Cercle de Généalogie de Chimay, Thiérache et Alentours », (« C.G.C.T.A. »)
Art. 2 Le siège du Cercle se trouve au n° 80 Chaussée de Mons à Chimay. Toute modification du siège est du ressort du comité.
Titre II. Objet
Art. 3. Le Cercle a pour objet d'aider les généalogistes amateurs de Chimay, des alentours et d'ailleurs dans leurs recherches. Il veut favoriser les recherches sur les origines des familles implantées dans la région. Il a la volonté de rassembler les archives existantes actuellement dispersées. Il veut poursuivre la numérisation des registres paroissiaux, des registres d'état civil, de population et autres. Il veut rechercher, classer et mettre à la disposition des chercheurs tous anciens documents tels que archives des notaires, archives des anciennes communes et paroisses et autres.
Titre III. Les membres
Art. 4. Le nombre des membres associés du Cercle n'est pas limité. Son minimum est fixé à trois. La cotisation annuelle est fixée comme suit : 15 EUR pour une personne isolée et 20 EUR pour un couple. Une participation occasionnelle fixée par le comité pourrait être demandée par séance et par personne. Ce montant est destiné à couvrir les frais divers du Cercle.
Art. 5. L'admission de nouveaux membres associés est décidée par le comité. Seuls les membres associés ont voix délibérative aux assemblées du cercle.
Art. 6. Les membres associés sont libres de se retirer à tout moment du Cercle par simple lettre adressée au Comité. L'exclusion d'un membre ne peut être prononcée que par l'assemblée générale à la majorité des deux tiers des membres présents.
Titre IV. L'assemblée générale
Art. 7. L'assemblée générale est composée des membres associés. Elle est présidée par le président du comité.
Art. 8. L'assemblée générale est le pouvoir souverain du Cercle. Elle se réunit au moins une fois par an. Elle possède les pouvoirs qui sont usuellement reconnus aux assemblées d'associations, et notamment : les modifications des statuts, la nomination et la révocation des administrateurs, l'approbation des budgets et des comptes, la fixation du montant des cotisations, la dissolution volontaire de l'association, les exclusions de membres associés. L'assemblée générale élit un président, un vice-président, un secrétaire et un trésorier parmi les administrateurs qu'elle a choisis. Les mandats de secrétaire et de trésorier peuvent être cumulés.
Art. 9. Les dispositions relatives à la convocation, à l'ordre du jour, au fonctionnement, aux délibérations et aux votes de l'assemblée générale sont celles prévues par la législation sur les associations sans but lucratif.
Art. 10. Les décisions de l'assemblée sont consignées dans un registre de procès-verbaux signés par le président et le secrétaire. Ces procès-verbaux sont soumis à l'approbation de l'assemblée. Ce registre est conservé au siège social où tous les membres peuvent en prendre connaissance.
Art. 11. Tout projet de modification des statuts doit être joint à la convocation de l'assemblée générale qui doit en délibérer.
Titre V. Administration journalière
Art. 12. Le Cercle est administré par un comité composé de cinq administrateurs au moins désignés par l'assemblée générale des membres associés.
Art. 13. En cas de vacance en cours de mandat, le poste d'administrateur libre sera attribué provisoirement par le comité et confirmé lors de la plus proche assemblée générale. Les administrateurs sortants sont rééligibles.
Art. 14. Le comité se réunit sur convocation du président et du secrétaire. Ses décisions sont prises à la majorité des voix des membres présents. Quand il y a parité de voix, celle du président ou de son remplaçant est prépondérante. Les décisions sont consignées dans un registre de procès-verbaux signés par le président et le secrétaire après approbation.
Art. 15. Le comité a les pouvoirs les plus étendus pour l'administration et la gestion du cercle. Il a la responsabilité des archives confiées au Cercle. Le Cercle est valablement engagé sur base de la signature du président et du secrétaire.
Art. 16. Les administrateurs ne contractent en raison de leur fonction aucune obligation personnelle et ne sont responsables que de l'exécution de leur mandat. Celui-ci est exercé à titre gratuit.
Art. 17. Le Comité organise, avec le concours de bénévoles, des permanences au local du Cercle. Ces bénévoles aident les visiteurs dans leurs recherches.
Titre VI. Dispositions diverses
Art. 18. Les revenus du cercle sont : les cotisations de membres associés et adhérents, les interventions et dons de chercheurs, les aides de sponsors éventuels, les recettes de manifestations organisées en vue de faire connaître le cercle.
Art. 19. Le comité ouvrira un compte à l'agence DEXIA de Chimay.Trois personnes auront la signature : le Président, le Vice-Président et le trésorier. Une des trois signatures seulement est requise pour opérer les opérations bancaires dont les relevés seront adressés régulièrement au Trésorier. Un exemplaire des statuts sera déposé à la Banque. Le Trésorier veillera à déposer à la Banque le maximum des liquidités en sa possession.
Art. 20. Il est expressément entendu que le Cercle ne poursuit aucun but lucratif ou commercial. Les recherches et les numérisations réalisées sont mises à la disposition des généalogistes intéressés. Les supports utilisés seront facturés au prix coûtant.
Art. 21. Mise à disposition de nos données
- Pour les membres présents lors de nos réunions
- L'accès aux données informatisées via PC du club permettra au membre de copier les actes recherchés. Il n'y a pas de limitation quant au nombre d'actes pouvant être copiés. Cependant, tout abus, toute fraude comme par exemple la copie d'un de nos fichiers seront sanctionnés.
- Les actes sélectionnés seront transférés sur un support informatique amené par le membre.
- L'impression des actes au local est aussi possible mais pas recommandée vu nos moyens d'impression de mauvaise qualité.
- L'accès aux données de la bibliothèque est libre. Les données doivent être retranscrites car nous ne disposons pas (encore) de photocopieuse.
- Pour les membres ne pouvant pas assister à nos réunions
- La recherche des actes demandés se fait par les bénévoles du club. Etant donné que le bénévolat est une denrée rare, nous avons défini les principes et limitations suivants.
- La cotisation annuelle donne droit à l'envoi gratuit par mail de 10 actes. Si l'envoi doit se faire par courrier, les frais de port sont à charge du demandeur. Il faut toutefois que la demande soit précise : date correcte, date républicaine pour les actes de la période française, nom de la paroisse ou du village où l'acte a été produit.
- Si le membre souhaite obtenir plus de 10 actes sur l'année, il pourrait lui être demandé une participation financière supplémentaire basée sur les clauses suivantes et pouvant être adaptées par le comité :
- 0,50 euro par acte pour lequel les spécifications sont entièrement correctes
- 1 euro par acte lorsque les données sont partielles et que la recherche ne nécessite que quelques minutes de recherche au bénévole.
- un coût à déterminer au cas par cas entre le trésorier du club et le membre pour les autres demandes sans ou avec trop peu de données.
- Toute demande, pour laquelle une participation financière supplémentaire est demandée, doit être accompagnée d'un acompte et il sera répondu jusqu'à concurrence de son montant.
- Ces versements supplémentaires hors cotisation ne sont pas destinés aux bénévoles mais servent à alimenter la trésorerie du club qui ne bénéficie d'aucun subside ni autres rentrées financières si ce n'est la cotisation de ses membres.
Art. 22. En cas de dissolution du Cercle ou en cas de simple constat de fin d'activité de ses animateurs, les liquidités disponibles seront réparties entre les membres adhérents depuis trois années et les archives appartenant au Cercle seront confiées à un cercle d'histoire régional.
Les présents statuts ont été adoptés à l'unanimité à Chimay, le 28 mai 2005, modifiés le 2 mai 2009 et mis à jour le 18 février 2023 par tous les membres du comité présents ce jour:
Daniel ABRASSART de Braine-l'Alleud
Guy BALLANT de Bourlers
Bernard DUPONT de Momignies
Christophe MAHY de Roly
Germain MICHELET de Presgaux
Daniel PONCELET de Chimay
José POUCET de Chimay